Если вы используете Microsoft Word для создания документов, то, скорее всего, вы знакомы с функциями, которые используете каждый день. Но есть множество функций, которые остаются незамеченными и могут быть не менее, а то и более полезными.
Здесь мы рассмотрим несколько функций Word, которые вы должны использовать. Эти инструменты помогут вам сэкономить время, улучшить читаемость документа и даже повысить общий уровень работы с Microsoft Word.
1. Быстрые части для вставки блоков текста
С помощью инструмента Quick Parts в Word можно сохранять фрагменты текста, подписи, таблицы и многое другое. Затем их можно просто вставить в текст в несколько кликов.
Выберите то, что вы хотите сохранить в документе, проведя по нему курсором. Перейдите на вкладку «Вставка», щелкните раскрывающуюся стрелку «Исследовать быстрые части» и выберите «Сохранить выделение в галерее быстрых частей».
Дайте название своей быстрой части, добавьте любые другие детали по желанию и нажмите «ОК».
Затем, чтобы повторно использовать элемент, перейдите в то же раскрывающееся окно и выберите его. После этого он появится прямо в документе.
Для экономии времени можно использовать и другие возможности Quick Parts. Посмотрите, как использовать функцию автотекста, или изучите добавление полей с помощью свойств документа.
2. Фокус для письма без отвлечения
Если вы много пишете в Word, особенно те документы, которые требуют вашего полного внимания, вы можете писать, не отвлекаясь, с помощью функции «Фокус».
Включите эту функцию, выбрав «Фокус» в строке состояния или на вкладке «Вид».
Вы увидите, что ваш документ занимает весь экран без ленты, строки состояния или чего-либо еще, мешающего сосредоточиться.
В любое время переместите курсор в верхнюю часть экрана, чтобы повторно отобразить эти элементы или отменить выбор функции «Фокус» и вернуться к обычному виду.
3. Диктовка для преобразования речи в текст
Вы можете оказаться в ситуации, когда не можете напечатать документ так, как обычно. С помощью функции «Диктовка» в Microsoft Word вы можете произносить слова так же, как и печатать их.
Перейдите на вкладку «Главная» и выберите «Диктовка» в разделе «Голос» на ленте.
Когда появится панель инструментов диктовки, просто начните говорить. Нажмите на значок микрофона, чтобы приостановить и возобновить речь.
Вы можете выбрать значок шестеренки для настройки параметров языка, автоматического определения знаков препинания и фильтрации чувствительных фраз.
Используйте значок X в правом верхнем углу панели инструментов, чтобы закрыть инструмент «Диктовка» по завершении работы.
4. Редактор Microsoft для просмотра документов
Еще одна потрясающая функция в Microsoft Office — Редактор. С его помощью вы можете проверить документ на орфографию, грамматику, пунктуацию, читабельность и многое другое в одном месте.
Перейдите на вкладку «Главная» и выберите «Редактор» в разделе «Редактор» на ленте.
Когда откроется боковая панель, вы увидите свою оценку в верхней части. Затем вы можете просмотреть необходимые исправления, необязательные уточнения и узнать, не появляются ли похожие документы в Интернете.
Выберите «Статистика документа» в разделе «Основные сведения», чтобы просмотреть количество слов и абзацев, среднее количество символов на слово и слов на предложение, а также оценки читабельности для уровня класса и пассивных предложений.
Используйте символ X в правом верхнем углу боковой панели редактора, чтобы закрыть инструмент после завершения работы.
5. История буфера обмена для вставки скопированных элементов
Когда вы составляете документ, вы можете столкнуться с необходимостью перемещения блоков текста с помощью вырезания или копирования и вставки. С другой стороны, вы можете использовать эти действия для вставки фрагментов текста, таких как имена, адреса или инструкции, снова и снова. С помощью инструмента «Буфер обмена» можно просмотреть историю и быстро повторно использовать элементы буфера обмена.
Буфер обмена в Microsoft Word одновременно вмещает до 24 элементов. Это означает, что все те элементы, которые вы вырезали или скопировали в течение дня, находятся всего в одном клике от вас.
Перейдите на вкладку Главная и нажмите стрелку в правом нижнем углу раздела Буфер обмена ленты.
История буфера обмена отобразится на боковой панели слева. Оттуда можно просмотреть элементы, выбрать один, чтобы использовать его повторно, вставить их все или очистить историю.
6. Инструмент «Скриншот» для быстрых снимков
Вам когда-нибудь требовалось сделать снимок экрана другого приложения на рабочем столе или даже части окна? Встроенный в Word инструмент для создания скриншотов поможет вам в этом.
Перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите на стрелку «Снимок экрана» в разделе «Иллюстрации» на ленте. Вверху вы увидите все открытые окна на рабочем столе. Просто выберите одно из них, и его изображение появится прямо в документе Word.
Если вы предпочитаете запечатлеть часть окна или другого приложения, выберите «Обрезка экрана» в раскрывающемся окне.
Когда ваш курсор превратится в перекрестие, перетащите его, чтобы захватить то, что вам нужно, и отпустите.
Вырезка сразу же появится в документе.
При необходимости снимок экрана или вырезку можно отредактировать, как и любое другое изображение в Microsoft Word.
7. Исследователь для ссылок и цитат
Еще одна функция в Word, которая остается незамеченной, — это инструмент «Исследователь». С его помощью вы можете найти в Интернете практически любую информацию и вставить ее, не выходя из документа.
Перейдите на вкладку «Ссылки» и выберите «Исследователь» в разделе «Исследования» на ленте.
Справа откроется боковая панель «Исследователь». Введите поисковый запрос в поле и нажмите Enter.
Вы увидите результаты поиска. Выберите один из них, чтобы прочитать больше. Вы можете скопировать и вставить увиденный текст в свой документ, а затем нажать знак плюс в правом верхнем углу элемента на боковой панели, чтобы добавить цитату для него.
Researcher — это удобный и полезный инструмент для написания эссе, рефератов и исследовательских документов.
Эти замечательные функции помогут вам независимо от того, какой тип документа, статьи или доклада вы создаете в Microsoft Word. Воспользуетесь ли вы ими?
