Как и любая другая программа, Microsoft Excel поставляется с некоторыми настройками по умолчанию, которые не всем подходят. Вы можете сэкономить время и энергию, изменив то, что происходит каждый раз, когда вы открываете и работаете в Excel.
Хотя Microsoft Excel имеет гораздо больше настроек, чем мы перечислим здесь, вот некоторые из наиболее распространенных, которые вам следует изменить.
Где найти настройки по умолчанию
Для каждого из параметров, перечисленных ниже, необходимо обратиться к одному и тому же начальному пункту, а именно к Параметры Excel.
Откройте Excel и выберите вкладку «Файл». Слева внизу выберите «Параметры».
Откроются «Параметры Excel», где находятся все настройки. Затем вы можете выбрать нужную вкладку меню слева для соответствующей настройки, как мы опишем ниже.
1. Панель инструментов быстрого доступа
Одной из лучших настроек, на которые стоит обратить внимание при работе с Excel, является настройка панели инструментов быстрого доступа. Это удобное место идеально подходит для быстрого выполнения задач. Например, вам может понадобиться кнопка «Сохранить как» вместо просто «Сохранить» или быстрый способ отправить файл по электронной почте.
Выберите «Панель инструментов быстрого доступа» и воспользуйтесь раскрывающимся окном «Выбрать команды из», чтобы просмотреть список вариантов. Выберите команду в списке и нажмите «Добавить», чтобы переместить ее на панель инструментов справа. Нажмите «OK», чтобы сохранить изменения.
2. Стиль и размер шрифта
Еще одна хорошая настройка по умолчанию, которую следует изменить, если у вас есть предпочтения по шрифтам, — это стиль и размер шрифта. Возможно, вы предпочитаете определенный стиль шрифта или обязаны использовать определенный размер при каждом открытии новой рабочей книги.
Выберите слева «Общие» и перейдите в раздел «При создании новых рабочих книг». Здесь вы увидите две верхние настройки: стиль шрифта по умолчанию и размер. Сделайте свой выбор в этих выпадающих полях и нажмите «ОК», чтобы сохранить их.
3. Вид для новых листов
Может быть, не так часто, как изменение шрифта по умолчанию, но вид, который вы используете в Excel, может быть тем, что вам нужно настроить. Возможно, вы всегда работаете в режиме просмотра макета страницы или просто хотите открывать новые листы в режиме просмотра разрыва страницы.
Выберите «Общие» и перейдите в раздел «При создании новых рабочих книг». Выберите раскрывающееся поле «Вид по умолчанию для новых листов» и выберите нужный вид. Наряду с двумя упомянутыми вариантами, вы можете выбрать «Обычный вид». Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
4. Открываемая рабочая книга
Вы почти всегда открываете одну и ту же рабочую книгу в Excel? Вы можете сделать так, чтобы нужная вам рабочая книга открывалась автоматически при запуске Excel.
Это можно сделать двумя разными способами. Один из них предполагает изменение встроенной в Excel папки XLSTART. Подробную информацию об этом варианте вы найдете в нашем руководстве по автоматическому открытию определенных рабочих книг.
Другой более простой вариант — открывать рабочие книги, содержащиеся в указанной вами папке. Выберите «Дополнительно» и перейдите в раздел «Общие». Рядом с пунктом At Startup, Open All Files In введите путь к папке, в которой вы сохранили нужную вам рабочую книгу (возможно, вы захотите скопировать путь с помощью File Explorer). Нажмите «OK», чтобы сохранить изменения.
5. Количество последних рабочих книг
Если при открытии Excel вы выбираете рабочую книгу из списка «Последние рабочие книги», вы можете настроить количество отображаемых книг. Однако список может получиться довольно длинным, и, возможно, вам нужно видеть только 10 последних рабочих книг, а не 50.
Выберите «Дополнительно» и перейдите в раздел «Отображение». В верхней части раздела, рядом с пунктом «Показать это количество последних рабочих книг», введите число или используйте стрелки для перемещения вверх и вниз. Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
6. Количество листов
Когда вы создаете новую рабочую книгу, вы можете предпочесть начать с определенного количества листов. Вместо того чтобы добавлять их по ходу работы, вы можете открывать новые рабочие книги с определенным количеством листов.
Выберите «Общие» и перейдите в раздел «При создании новых рабочих книг». Рядом с пунктом Include This Many Sheets введите число или выберите его с помощью стрелок. Нажмите «OK», чтобы сохранить изменения.
7. Единицы измерения линейки
Хотя по умолчанию линейка устанавливает единицы измерения для вашего региона, вы можете изменить их на дюймы, сантиметры или миллиметры. Это может быть особенно полезно, если вы сотрудничаете с иностранными коллегами.
Выберите «Дополнительно» и перейдите в раздел «Отображение». Используйте выпадающее поле рядом с «Единицы линейки», чтобы выбрать тот вариант, который вам больше нравится. Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
8. Поведение клавиш ввода
Когда вы вводите данные на листе, нажатие клавиши Enter перемещает курсор в ячейку ниже. Но в вашем случае вы можете вводить данные горизонтально справа или слева. Вы можете изменить направление по умолчанию при нажатии клавиши Enter.
Выберите «Дополнительно» и перейдите в раздел «Параметры редактирования». Используйте раскрывающееся поле «Направление», расположенное ниже «После нажатия Enter, переместить выделение», чтобы выбрать «Вниз», «Вправо», «Вверх» или «Влево». Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
9. Десятичные знаки
Если вы часто работаете с десятичными дробями в своих листах Excel и постоянно меняете десятичные знаки, вы можете настроить и это значение по умолчанию.
Выберите «Дополнительно» и перейдите в раздел «Параметры редактирования». Установите флажок «Автоматически вставлять десятичную точку», а затем введите число или воспользуйтесь стрелками рядом с пунктом «Места». Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
10. Метод вычислений
По умолчанию вычисления в рабочих книгах Excel выполняются автоматически. Это еще один параметр, который вы можете изменить, если предпочитаете выполнять их вручную или только автоматически для всего, кроме таблиц данных.
Выберите «Формулы» и перейдите в раздел «Параметры вычислений». В левой части раздела отметьте вариант, который вы хотите использовать для вычислений в рабочей книге. Если вы выбрали «Вручную», вы можете дополнительно отметить параметр пересчета рабочей книги перед сохранением. Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
11. Формат файла при сохранении
Если вам нужен определенный формат файла, отличный от формата Excel по умолчанию, XLSX, вы можете изменить и его. Это сэкономит ваше время на изменение типа файла «Сохранить как» для новых рабочих книг.
Выберите «Сохранить» и перейдите в раздел «Сохранить рабочие книги». Рядом с пунктом «Сохранить файлы в этом формате» выберите формат из выпадающего списка. Вы увидите такие варианты, как старые версии Excel, CSV, текст и многие другие. Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
12. Макет поворотной таблицы
Возможно, вы часто используете сводные таблицы в Excel для анализа больших объемов данных. Если вы постоянно меняете конкретные настройки для своих сводных таблиц, вместо этого настройте параметры по умолчанию.
Выберите «Данные» и перейдите в раздел «Параметры данных». Нажмите «Изменить макет по умолчанию» рядом с пунктом «Внести изменения в макет по умолчанию для таблиц PivotTables».
Когда откроется окно «Изменить макет по умолчанию», используйте выпадающие поля и флажки для внесения изменений. Например, вы можете настроить отображение промежуточных и итоговых итогов в таблице.
Нажмите «ОК» в маленьком окне и в окне Параметры Excel, чтобы сохранить изменения.
Сэкономьте немного времени на настройке одних и тех же параметров при каждом открытии Excel, изменив вместо этого настройки по умолчанию. И помните, если вы передумаете, просто вернитесь в то же место в «Параметрах Excel» и верните настройки.
